La documentació electrònica en el transport, una realitat camí de consolidar-se

El mitjà encarregat d'homogeneïtzar la documentació telemàtica són les plataformes electròniques, un sistema que el Port de Barcelona i els seus proveïdors han incorporat exponencialment des de 2004. En contrast, segons una enquesta feta per una empresa de Singapur a 4.900 ports de tot el món, un 80% encara no han digitalitzat els seus processos i basen la seva operativa en el paper.

Els avantatges de la documentació electrònica en el transport

Per al transport i la logística, el salt del paper a la digitalització dels documents té nombroses avantatges; facilita que tots els agents intervinents; carregadors, transportistes, transitaris, terminals, ports i autoritats, disposin de documentació com la Carta de Port o el Document de Control en una plataforma electrònica, millorant la seguretat, la traçabilitat i l'automatització en la recepció i lliuraments, a més de reduir costos (fins a un 70% en la gestió administrativa, segons el Grup de Treball per a l'Impuls a la Documentació Electrònica de Transport).

Aquest concepte no és nou. En 1995, Bolero es va crear com un registre central perquè qualsevol arxiu digital relacionat amb el comerç tingués el mateix valor legal que un document en paper. 

En l'àmbit portuari els Port Community Systems (PCS) comencen a néixer a principis dels 80 per a intentar automatitzar mitjançant missatgeria electrònica la informació que s'intercanvia en les comunitats portuàries. És el cas de Felixstowe amb el seu sistema FPC80 (Felixstowe Càrrec Processing for the 80s) que inicia el seu desenvolupament en 1981 o de DAKOSY, del Port d'Hamburg, que ho va fer en 1983.

En el cas de Barcelona, en 1999 va néixer Portic, la plataforma telemàtica que utilitzen el 98% de les empreses que operen en el Port, inclosos transitaris, agents de duanes, consignataris, transportistes terrestres i per ferrocarril, terminals i dipòsits de contenidors, per a emplenar els registres electrònics necessaris per a la gestió de l'entrada i sortides de les mercaderies. 

“En el tema del transport s'estableixen moltes cadenes d'informació en molt poc temps i un actor connecta amb molts actors simultàniament. Per a dur-ho a terme amb èxit, només pot fer-se mitjançant un nivell molt alt de digitalització, telematización i estandardització”, afirma Javier Gallardo, director de Portic.

Una qüestió pública i privada

A l'agost de 2024 entrarà en vigor la nova regulació del transport digital a la Unió Europea, la Electronic Freight Transport Information, un marc legal perquè les autoritats acceptin com a vàlida la documentació de transport en format electrònic. 

“El Benelux, gràcies a la seva administració comuna en matèria de transport, és el més avançat en la seva implementació, la resta d'Europa va una marxa més lenta. França, per exemple, permet que el conductor del camió mostri la seva documentació en format PDF mitjançant un dispositiu mòbil, si un agent li ho sol·licita en un control, però a Espanya encara existeixen dubtes sobre la forma en què hauria de produir-se una eventual inspecció en carretera per part dels agents”, exemplifica Xavier Lluch, Consultor independent en transports, logística i comerç exterior.

“Totes les administracions han d'estar preparades per a admetre la documentació telemàtica i assegurar la interoperabilitat entre models transfronterers. Per a això cal homogeneïtzar la informació mitjançant un sistema global, una qüestió en la qual encara s'està treballant”, diu Gallardo.

Els dubtes que genera la legalitat dels documents electrònics és un dels esculls que està alentit una adopció més massiva entre les empreses del sector logístic i els transportistes. Un altre factor, tal com continua Gallardo, és l'anomenada gestió del canvi; l'adopció de noves eines els beneficis de les quals a vegades no són evidents a primera vista i que suposen la transformació de models interns en els quals la informació està moltes vegades segmentada cap a sistemes d'informació distribuïts, centralitzats i compartits per tota la cadena en un únic format digital.

“Els casos d'ús més estesos de la documentació electrònica en el transport són per part de grans empreses que obliguen als seus proveïdors, inclosos els transportistes, a adoptar aquests sistemes. En sectors com el de l'automòbil o agroalimentació, en el qual el fabricant té molt pes, poden ser tractors en la seva implementació”, reflexiona Lluch.

En el sector marítim, el consultor destaca la iniciativa privada DCSA una organització creada en 2019 per navilieres com Maersk, MSC i CMA CGM, amb l'objectiu d'estandarditzar processos de comunicació i d'intercanvi d'informació.

“La documentació del transport marítim compta amb una complexitat afegida com és la interpretació d'operatives com el temps estimat d'arribada, que per a algunes companyies és l'entrada d'un vaixell a port mentre que per a unes altres no es produeix fins que els pràctics es pugen a l'embarcació. Aquesta iniciativa pot ajudar a estandarditzar aquests protocols encara subjectes a interpretacions particulars i locals”, afirma.