La documentación electrónica mejora la seguridad, la trazabilidad y la automatización en la recepción y entregas de la cadena logística. (GettyImages/PierNext)
La documentación electrónica en el transporte, una realidad camino de consolidarse
¿Cómo conseguir que la gestión de las mercancías sea eficiente, segura y garantizar además su trazabilidad? La documentación telemática, a través de las plataformas electrónicas, es la clave. Pero falta un impulso final para que el sector pueda despedirse definitivamente del papel y adoptar un modelo de interacción digital.
Publicado el
20.05.2021
La documentación electrónica mejora la seguridad, la trazabilidad y la automatización en la recepción y entregas de la cadena logística. (GettyImages/PierNext)
El medio encargado de homogeneizar la documentación telemática son las plataformas electrónicas, un sistema que el Port de Barcelona y sus proveedores han incorporado exponencialmente desde 2004. En contraste, según una encuesta de una empresa de Singapur, a 4.900 puertos en todo el mundo, un 80% todavía no han digitalizado sus procesos y basan su operativa en el papel.
Las ventajas de la documentación electrónica en el transporte
Para el transporte y la logística, el salto del papel a la digitalización de los documentos tiene innumerables ventajas; facilita que todos los agentes intervinientes; cargadores, transportistas, transitarios, terminales, puertos y autoridades, dispongan de documentación como la Carta de Porte o el Documento de Control en una plataforma electrónica, mejorando la seguridad, la trazabilidad y la automatización en la recepción y entregas, además de reducir costes (hasta un 70% en la gestión administrativa, según el Grupo de Trabajo para el Impulso a la Documentación Electrónica de Transporte).
Este concepto no es nuevo. En 1995, Bolero se creó como un registro central para que cualquier archivo digital relacionado con el comercio tuviera el mismo valor legal que un documento en papel.
En el ámbito portuario los Port Community Systems (PCS) comienzan a nacer a principios de los 80 para intentar automatizar mediante mensajería electrónica la información que se intercambia en las comunidades portuarias. Es el caso de Felixstowe con su sistema FPC80 (Felixstowe Cargo Processing for the 80s) que inicia su desarrollo en 1981 o de DAKOSY, del puerto de Hamburgo, que lo hace en 1983.
En el caso de Barcelona, en 1999 nació Portic, la plataforma telemática que utilizan el 98% de las empresas que operan en el Port, incluidos transitarios, agentes de aduanas, consignatarios, transportistas terrestres y por ferrocarril, terminales y depósitos de contenedores, para cumplimentar los registros electrónicos necesarios para la gestión de la entrada y salidas de las mercancías.
“En el tema del transporte, se establecen muchas cadenas de información en muy poco tiempo y un actor conecta con muchos actores simultáneamente. Para llevarlo a cabo con éxito, solo puede hacerse mediante un nivel muy alto de digitalización, telematización y estandarización”, afirma Javier Gallardo, director de Portic.
Una cuestión pública y privada
En agosto de 2024 entrará en vigor la nueva regulación del transporte digital en la Unión Europea, la Electronic Freight Transport Information, un marco legal para que las autoridades acepten como válida la documentación de transporte en formato electrónico.
“El Benelux, gracias a su administración común en materia de transporte, es el más avanzado en su implementación, el resto de Europa va una marcha más lenta. Francia, por ejemplo, permite que el conductor del camión muestre su documentación en formato PDF mediante un dispositivo móvil, si un agente se lo solicita en un control, pero en España todavía existen dudas sobre la forma en que debería producirse una eventual inspección en carretera por parte de los agentes”, ejemplifica Xavier Lluch, Consultor independiente en transportes, logística y comercio exterior.
“Todas las administraciones tienen que estar preparadas para admitir la documentación telemática y asegurar la interoperabilidad entre modelos transfronterizos. Para ello hay que homogeneizar la información mediante un sistema global, una cuestión en la que todavía se está trabajando”, dice Gallardo.
Las dudas que genera la legalidad de los documentos electrónicos es uno de los escollos que está ralentizado una adopción más masiva entre las empresas del sector logístico y los transportistas. Otro factor, tal y como continúa Gallardo, es la llamada gestión del cambio; la adopción de nuevas herramientas cuyos beneficios a veces no son evidentes a primera vista y que suponen la transformación de modelos internos en los que la información está muchas veces segmentada hacia sistemas de información distribuidos, centralizados y compartidos por toda la cadena en un único formato digital.
“Los casos de uso más extendidos de la documentación electrónica en el transporte son por parte de grandes empresas que obligan a sus proveedores, incluidos los transportistas, a adoptar estos sistemas. En sectores como el del automóvil o agroalimentación, en el que el fabricante tiene mucho peso, pueden ser tractores en su implementación”, reflexiona Lluch.
En el sector marítimo, el consultor destaca la iniciativa privada DCSA, una organización creada en 2019 por navieras como Maersk, MSC y CMA CGM, con el objetivo de estandarizar procesos de comunicación y de intercambio de información.
“La documentación del transporte marítimo cuenta con una complejidad añadida como es la interpretación de operativas como el tiempo estimado de llegada, que para algunas compañías es la entrada de un barco a puerto mientras que para otras no se produce hasta que los prácticos se suben a la embarcación. Esa iniciativa puede ayudar a estandarizar estos protocolos todavía sujetos a interpretaciones particulares y locales”, afirma.
La experiencia en digitalización de la logística del Port de Barcelona
Las bases de la documentación electrónica en el transporte terrestre se definieron en el Fòrum telemàtic del Port de Barcelona, a partir de 2003, tras efectuar una reingeniería de los procesos de entrada y salida terrestre de contenedores y proponer unos nuevos procedimientos basados en el intercambio de mensajes telemáticos y la supresión de los documentos en papel. En los procedimientos de entrada y salida terrestre se intercambian mensajes EDI (intercambio electrónico de datos) entre consignatarios, transitarios, empresas de transporte, terminales y depósitos de contenedores.
“Desde febrero de 2018, es obligatorio que se envíen las órdenes de transporte telemáticamente. Esta decisión hizo que el grado de uso de esos documentos telemáticos del transporte por carretera pasara, en poco tiempo, de un 40% al 100%”, explica Jaume Bagot, jefe de Mejora de Procesos Sectoriales en el Port de Barcelona.
La clave para que la operativa se pueda llevar a cabo eficientemente es la anticipación en el envío y tratamiento de la documentación. En una operación de recogida de un contenedor lleno de importación, el consignatario envía directamente un documento ‘entréguese’ a la terminal y, si se encarga de la gestión del transporte terrestre, envía una orden de transporte a la empresa transportista, indicando el número de ‘entréguese’ que ha enviado a la terminal.
Si el transporte terrestre lo organiza un transitario, éste habrá tenido que recibir el número de ‘entréguese’ del consignatario y también lo deberá incluir en la orden de transporte que envíe a la empresa de transporte. Posteriormente, la empresa de transporte enviará un preaviso de recogida del contenedor a la terminal, indicando la referencia del ‘entréguese’ y los datos del camión que va a acceder a las instalaciones.
“Sin ambos mensajes, ningún contenedor sale del Port”, afirma Bagot. Sin la anticipación de esta información no hubiera sido posible, además, automatizar los accesos a las terminales portuarias, ya que el lectores automáticos de matrículas de las terminales están conectados con sus bases de datos, en las que figuran las operaciones preavisadas para aquel día y la identificación de los transportistas que van a realizarlas.
Además, en los últimos años, se ha incorporado a todos estos procesos la información aduanera, pudiendo determinar anticipadamente si ya se han efectuado todos los trámites necesarios con la Aduana, agilizando el proceso.
“Cuando se hacía en papel, el registro de los datos del camión tardaba dos minutos en realizarse. Ahora, gracias a la mensajería electrónica, se lleva a cabo en menos de diez segundos”, comparte Bagot.
Telematizar la documentación del transporte se ha convertido en un elemento clave para que el Port de Barcelona sea un puerto en el que el papel forme, poco a poco parte del pasado. Queda pendiente que el resto de agentes de la cadena, transportistas y autoridades compartan esta visión que no es de futuro sino de presente.
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